Kuidas leppida kokku ühise värava püsiva ja ajutise kasutamise kord?

Kirjutage ühise värava kasutuskord koos läbi

Ühise värava püsivaks ja ajutiseks kasutamiseks koostage kirjalik kasutuskord, vaadake selle sisu osalistega koos läbi ning hoidke kokkulepe kõigile kasutajatele kättesaadavana. Valige selleks ühine dokument või muu koht, kust igaüks leiab kehtiva versiooni.

Arutelu aluseks sobib järgmine täidetav põhi:

• Värava asukoht: [aadress või värava kirjeldus].
• Püsikasutajad: [nimed].
• Ajutise kasutuse kokkuleppija: [nimi ja kontakt].
• Ligipääsuvahendite arvestus: [kes peab arvestust ja kus seda hoitakse].
• Igapäevane kasutus: [sisenemise, väljumise ja sulgemise kokkulepe].
• Tõrgetest teatamine: [kontakt ja teatamise viis].
• Muudatuste edastamine: [kanal ja teavitaja].

Kasutage kirjeldustes konkreetseid nimesid ja tegevusi. Näiteks „teavitame teisi” asemel märkige, kes teate saadab ja millisesse kanalisse. Enne korra kasutuselevõttu paluge igal osalisel läbi mõelda üks tavaline saabumine ja üks külalise külastus: nii saab kontrollida, kas igapäevased olukorrad on arusaadavalt kaetud.

Püsikasutuses määrake ligipääs ja igapäevased ülesanded

Püsikasutajate puhul märkige nimeliselt, kelle käes on võti, pult või muu olemasolevale lahendusele vastav ligipääsuvahend ning millised ülesanded kasutamisega kaasnevad. Kui vahendid on eristatavad, lisage arvestusse ka nende tähis.

Leppige eraldi kokku, kellele võib ligipääsuvahendit edasi anda ja kas sellest tuleb eelnevalt teada anda. Määrake, kellele teatatakse kadunud võtmest või puldist ning kuidas antakse teada püsikasutaja lahkumisest. Lahkumise juurde kirjutage ka vahendi tagastamise kokkulepe.

Igapäevase kasutuse kirjelduses lähtuge olemasolevast väravast ja selle kasutusjuhendist. Sõnastage, kuidas korraldatakse sulgemine ning hoitakse läbipääs vabana. Näiteks võib kokku leppida, kuhu ei jäeta sõidukeid, konteinereid ega külastuse ajaks toodud esemeid.

Valige üks inimene kasutajate nimekirja ajakohastama ja korralduslikke muudatusi edastama. Tema ülesanne võiks olla ka üle kontrollida, et lahkunud kasutaja ja tagastatud ligipääsuvahend oleksid arvestuses märgitud. Nii on igal kirjel selge vastutaja ja kasutajate vahetumine ei jää üksnes suuliseks teateks.

Ajutisele kasutusele leppige kokku algus ja lõpp

Külalise, töömehe või muu ajutise kasutaja ligipääs leppige kokku kindlaks ajavahemikuks ja siduge teda vastu võtva püsikasutaja kontaktiga. Pange kirja ka külastuse eesmärk, et kokkulepe oleks kõigile asjaosalistele üheselt mõistetav.

Ajutise kasutuse jaoks sobib järgmine näidis:

• Kasutaja: [nimi].
• Külastuse eesmärk: [lühikirjeldus].
• Ajavahemik: [alguskuupäev ja kellaaeg ning lõppkuupäev ja kellaaeg].
• Vastuvõttev kontaktisik: [nimi ja kontakt].
• Saabumisest teatamine: [kellele ja millisel viisil].
• Ligipääsu viis: [kirjeldus olemasolevate võimaluste järgi].
• Tagastamine või lõpetamine: [kellele, millal ja kuidas].

Saatke saabumisjuhis kasutajale enne külastust. Kui ligipääs eeldab kontaktisiku kohalolekut, leppige temaga saabumisaeg eelnevalt kokku. Külastuse pikenemisel täpsustage uus lõpuaeg sama kontaktisiku kaudu.

Kasutuse lõppedes kinnitage võtme või puldi tagastamine ning märkige see arvestusse. Kui olemasolev süsteem võimaldab ajutise ligipääsu eraldi lõpetada, nimetage kokkuleppes selle korraldaja ja lõpetamise aeg. Ajutise kasutuse lõpetamise juurde võib lisada lühikese kinnituse: [kasutus lõppenud, vahend tagastatud või ligipääs lõpetatud, kuupäev].

Leppige kokku tõrgetest teatamine ja korra uuendamine

Määrake tõrketeadete vastuvõtja ja hoolduse korraldaja ning kirjutage juurde, kuidas kavandatud töödest kasutajaid teavitatakse. Need ülesanded võivad olla ühe inimese käes, kuid kokkuleppes peaks olema selge, kes kummagi tegevusega tegeleb.

Tõrkest teatades kirjeldage tähelepanekut: millal see ilmnes, mida kasutaja tegi ja kuidas värav käitus. Lisage võimaluse korral foto. Hoidke kirjeldus nähtud olukorra juures, näiteks „värav ei avanenud puldinupu vajutamisel”.

Hoolduse või vajalike tööde kuluettepaneku jaoks leppige kokku arutamise viis: kes ettepaneku osalistele saadab, kuidas nad oma seisukoha annavad ning kuhu ühine otsus kirja pannakse. Kulude jaotust arutage konkreetse ettepaneku juures.

Erimeelsuse korral võtke aluseks üks juhtum ja sõnastage vajalik muudatus. Tagastamata puldi puhul võib täpsustada tagastamise kontaktisikut ja tähtaega; ette teatamata külalise puhul saab täiendada saabumisteate kokkulepet.

Lisage kasutuskorrale viimase uuendamise kuupäev. Vaadake kord uuesti läbi, kui kasutajad või ligipääsuvajadused muutuvad, ning asendage jagatud dokumendis varasem versioon uuendatud kokkuleppega.

Tehnilise lahenduse päringusse lisage ühise kasutuse kirjeldus

Tehnilise muudatuse hinnapäringusse lisage olemasoleva värava kirjeldus, praegune ligipääsu viis ning püsivate ja ajutiste kasutajate vajadused. Eristage praegune olukord soovitud tulemusest, et päringust selguks, mida soovite muuta.

Ettevalmistuseks koguge järgmine info:

• Värava tüüp ja olemasoleva automaatika andmed, kui need on käepärast.
• Fotod väravast ja sissesõidust.
• Praegu kasutatavad ligipääsuvahendid.
• Püsikasutajate arv ning ajutiste külastuste tavapärane sagedus.
• Soovitud muudatus ja olukorrad, mille jaoks seda vajate.

Näiteks kirjeldage, kas ajutised külastused toimuvad harva või iga päev ning kas vastuvõtja on tavaliselt kohapeal. Sõnastage vajadus oma igapäevase kasutuse kaudu.

Valmistame ja paigaldame väravaid ning väravaautomaatikat. Aitame sobiva lahenduse valikust valmistamise ja paigalduseni ning koostame pakkumise objekti ja soovitud lahenduse põhjal. Koostage kogutud info alusel hinnapäring ja kirjeldage selles ka ühise kasutuse vajadust.